Großprojekte: Mit der richtigen Kommunikation werden aus Stolpersteinen Meilensteine

December 9, 2015

Als Projektassistentin für ein Großprojekt des Anlagenbaus habe ich tiefe Einblicke in verschiedene Projektbereiche bekommen. Gerade für mich als Beobachter wurden somit die Verzahnung und das Zusammenspiel der Projektbeteiligten besonders gut sichtbar. Deshalb möchte ich heute meine Erfahrungen teilen und einige Projektsituationen aufzeigen, in denen Herausforderungen entstehen können sowie gleichzeitig deren Lösungen präsentieren.

 

1. Externe Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer:

 

Welche Anforderungen hat der Kunde und sind diese technisch umsetzbar? Soll es dem Kunden ermöglicht werden Änderungen während des Produktionsprozesses vorzunehmen, selbst nachdem dieser bereits gestartet und gegengezeichnet wurde? Wurden die Kundenwünsche und Anforderungen an das Produkt bzw. System auch wirklich richtig verstanden? Diese und weitere Fragen sollte man sich zu Beginn und während des Produktionsprozesses immer wieder stellen. Damit deren Antworten nicht zu einem Problem werden, ist das Erstellen eines Lasten- und Pflichtenheftes von großer Bedeutung. Das Lastenheft spezifiziert dabei die Anforderungen von Kunden an ein System oder ein Produkt und definiert wie diese zu prüfen und zu planen sind. Das Pflichtenheft beschreibt, wie der Auftragnehmer die Anforderungen des Auftraggebers lösen möchte.

 

2. Interne Kommunikation im Projekt:

 

Wie verläuft der Informationsaustausch zwischen Projektleiter und Team? Ist die enge Zusammenarbeit zwischen Abteilungen gegeben und sind die Mitarbeiter motiviert?

 

Zufälle bringen uns in einem Projekt nicht weiter, deshalb sind nicht nur wöchentliche Meetings gefragt, sondern auch die Eigeninitiative der Mitarbeiter, um Aufgaben zu erkennen und Lösungen zu finden. Dabei braucht es in der Kommunikation verständliche Begriffe und eine natürliche Basis, denn nur E-Mails schreiben ist zu wenig. Es darf im Projektteam nicht soweit kommen, dass Mitarbeiter ehrfürchtig vor den zu verwendeten Tools zurückschrecken oder Hierarchien fürchten. Als Projektbeteiligter muss man sich trauen, Probleme melden zu können und um Hilfe bitten zu können. Die ideale Kommunikationskultur herrscht dann vor, wenn Probleme thematisiert werden können und Lösungen gemeinsam gefunden werden.

 

3. Kommunikation mit dem Lieferanten:

 

Wer von Zulieferern abhängig ist, muss deren Produktqualität und Liefertreue immer im Blick behalten. Es ist besonders wichtig, sich in der Entwicklungsphase regelmäßig auszutauschen. Hat der Lieferant bereits Erfahrungen auf diesem Gebiet? Hat er das entsprechende Know-how und die notwendigen Ressourcen oder braucht er für die Entwicklung Unterlieferanten? Ist der Lieferant zuverlässig und kann er die Teile rechtzeitig liefern?

 

Wichtige Basis für eine effektive Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Kunden ist die Kommunikation aller Beteiligten entlang des gesamten Produktentstehungsprozesses. Einige Punkte werden bereits im Prozess der Lieferantenauswahl geklärt. Manche Lieferanten neigen jedoch dazu, zu viele Aufträge anzunehmen, auch wenn sie die dazu benötigte Zeit und Kapazität nicht haben. Gerade deshalb ist ein funktionierendes Lieferantencontrolling wichtig und eine enge Zusammenarbeit entscheidend. Der Lieferant sollte richtig instruiert, kontrolliert und rechtzeitig über Änderungen informiert werden. Auch hier greift eine gesunde Kommunikationskultur, die aus einer Mischung aus schriftlicher und mündlicher Kommunikation besteht.

 

Man sieht, dass ganz gleich, ob projektbegleitend, in der Planungsphase oder serienbegleitend in der Nutzungsphase: die Kommunikation spielt gerade in Großprojekten eine wichtige Rolle. Dabei sollten Schnittstellen klar definiert sein, gelebt werden und stetig weiter entwickelt werden. Denn nur funktionierende Schnittstellen und eine gesunde Kommunikationskultur ermöglichen es Großprojekte erfolgreich umzusetzen.

 

Um diese dann zu steuern, braucht ein Projektleiter den vollen Einsatz des ganzen Teams. Dabei kann die Projektassistenz dem Projektleiter und dem gesamten Team als Schnittstelle gute Dienste erweisen.

 

 

 

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