Dezentrales Arbeiten – transparent, effizient, orts- und zeitunabhängig


Was sich noch vor wenigen Jahren exotisch angehört hat, wird vor allem aktuell zur besten Lösung für viele Unternehmen, um Projekte und Aufträge weiter zu bearbeiten und erfolgreich umzusetzen. Mittlerweile gibt es viele Methoden und Möglichkeiten dezentrale Teamarbeit in Unternehmen umzusetzen und Unternehmen unabhängiger zu machen. Ob in unterschiedlichen Büros oder im Home Office - die Zusammenarbeit kann durch einfache Tools und Methoden umgesetzt werden.

Digitale Zusammenarbeit ist möglich und geht Hand in Hand mit dem bereits gut ausgebauten Angebot an digitalen Werkzeugen, die ortsunabhängiges Arbeiten möglich machen. Tools wie Jira beispielsweise, bieten absolute Transparenz in Bezug auf nachhaltiges Taskmanagement und zielorientiertes Arbeiten. Ursprünglich aus der agilen Entwicklung, finden diese Tools mittlerweile in verschiedensten Unternehmensbereichen hohen Zuspruch. Zudem liegt der ganz große Vorteil in der Möglichkeit der direkten Implementierung. Jira gibt es als Cloud-Lösung aber auch als Server-Variante, sollte man strengen Sicherheitsvorgaben unterliegen und beispielsweise nur auf eigenen oder deutschen Servern arbeiten dürfen.

Mit dieser Art von Software sind die Zeiten vorbei, in denen man in einem Büro sitzt und eine Aufgabe gegen Ende des Arbeitstages eher künstlich in die Länge zieht, um auch ja nichts Neues mehr zu starten. Denn auf Basis dieser Anwendungen arbeitet man in dezentralen Teams mit wöchentlichen oder monatlichen Deadlines, die leicht gemonitored werden können. Jira Software macht planen, nachverfolgen und unterstützen einfach, so dass der Anreiz nicht mehr die Stechuhr, sondern das Erreichen vereinbarter Ziele ist. Dies führt zu einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit, da die meisten Menschen sehr gern selbstbestimmt arbeiten.

Erweitert werden die Funktionen durch Angebote wie Confluence, ein Collaboration-Tool das es möglich macht als Team in Arbeitsbereichen unterschiedliche Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und Wissensstände zu dokumentieren. Hier treffen Wissen und Zusammenarbeit digital aufeinander.

Gute Angebote gibt es also. Was aber ist zu beachten?

Das Arbeiten an einem festen Standort ist aktuell fester Bestandteil der deutschen Unternehmenskultur. Viele Arbeitnehmer benötigen ein gesicherte Umfeld, um überhaupt in den Arbeitsmodus schalten zu können. Wenn Unternehmen also an ein dezentrales Modell denken und diese Chance nutzen möchten, ist der erste Schritt neben der Bereitstellung der notwendigen Werkzeuge, den Mitarbeiter in Richtung unternehmerisches Handeln in die Verantwortung zu nehmen. Am besten gelingt dies durch individuelle Workshops, die genutzt werden, um Teams auf die neue Arbeitsweise einzugroven. Solche Kick-Offs dienen dann auch dazu Bedenken zu besprechen, gemeinsame Regeln zu definieren und Ziele festzulegen.

Der Erfolg dezentraler Teams steht und fällt mit der Akzeptanz der neuen Arbeitsweise, der grundlegenden Organisationsstruktur und den damit einhergehenden Kommunikationswegen. Wenn klare Strukturen, Aufgabenstellungen und Verantwortlichkeiten definiert wurden, können alle bisherigen Hierarchieformen (sofern vorhanden) unkompliziert und vertrauensvoll auf diese Art der Zusammenarbeit umstellen.

Gibt es Mitarbeiter, die solche Arbeitsmodelle suchen?

Ja, und darin liegt dann ein weiterer großer Vorteil sich endlich dem Thema dezentrales Arbeiten zu widmen. Die Tatsache, dass Kompetenz nicht ortsgebunden ist. Jedes Unternehmen, das bereits einmal neues Personal oder neue Teammitglieder finden musste, kann von einer ortsunabhängigen Firmenstruktur profitieren. Durch eine dezentrale Struktur können passende Praktikanten, temporär eingesetzte Fachkräfte und Mitarbeiter praktisch auf der ganzen Welt angeheuert werden.

Und wie sieht es mit den Kosten aus?

Ganz klar: Dezentrale Teams können ohne enorme Kosten eingeführt werden. Richtig eingesetzt und integriert, können sie sogar Geld sparen. Teure Mieten entfallen und Arbeitsplätze können (auch temporär) ohne großen Platzbedarf eingerichtet werden. Zudem spart man sich teure Ausfallkonzepte in Krisenzeiten oder punktet durch attraktive Rückkehrerprogramme, beispielsweise für Eltern. Cloud-Varianten von Jira Software, Jira Core, Confluence und Bitbucket gibt es derzeit gratis. Zu empfehlen ist, eine solche Toolintegration immer durch Workshops mit den dafür zuständigen Teams umzusetzen, um diese auf die neue agile Arbeitsweise einzustimmen. Hierfür gibt es spezialisierte Partner von Atlassian oder agile Experten, die den Umstellungsprozess auch langfristig begleiten können.

Auch in der Kommunikation liegt ein großes Kostenpotential. In verteilten Teams sind wie bereits erwähnt alle Mitarbeiter in der Verantwortung die Ziele zu kennen und zu erreichen. Die dazugehörigen Deadlines helfen dabei und sind unerlässlich. Das bedeutet aber auch, dass die Art der Kommunikation sich wandelt. Digital gestützt haben Team-Meetings einen ganz anderen Charakter. Es gibt keine stundenlangen Sitzungen mehr und keine permanenten Ablenkungen durch eventuelle Büronachbarn. Phasen konzentrierten Arbeitens (Deep Work) sind zu Hause wieder deutlich besser umzusetzen, als im wuseligen Büroalltag.

Welche Unternehmen arbeiten bereits erfolgreich dezentral?

Während in Deutschland das Thema lange auf morgen verschoben wurde, arbeiten viele internationale Unternehmen bereits erfolgreich dezentral und verbreiten diesen Ansatz und die damit verbundenen Visionen auch gerne auf offiziellen Firmenblogs. Geeignet ist diese Art der Zusammenarbeit für viele Branchen. Entwicklungsteams produzierender Unternehmen profitieren von der Bereitstellung digitaler Arbeitsräume genauso wie beispielsweise Finanzunternehmen.

Fazit

Der dezentrale Ansatz ist für viele Branchen geeignet und sollte gerade vor dem Hintergrund eventueller Krisensituation individuell geprüft werden. Mit der richtigen Einführung und Begleitung, machen sich Unternehmen jetzt wettbewerbsfähig und minimieren das Risiko eventueller Ausfälle.

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