Onboarding in Corona-Zeiten

August 27, 2020

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Anfang an das Unternehmen zu binden und sie auch emotional für den Arbeitgeber zu begeistern, ist wichtiger denn je. Denn neue Kollegen stellen eine wichtige Ressource für mögliches Wachstum und Vernetzung dar. Aber wie begleite ich neue Mitarbeiter in CORONA-Zeiten? Wie vernetzte ich neue und alte Mitarbeiter? Welche Kommunikationswege nutze ich, wenn der persönlich Kontakt nicht möglich ist?

 

Was sich noch vor wenigen Jahren exotisch angehört hat, wird vor allem aktuell zur gefragten Lösung für viele Unternehmen. Denn der Unternehmensalltag geht weiter, dezentrale Teams müssen geführt und neue Mitarbeiter eingewiesen werden. Dafür gibt es einige wirklich gute Software-Lösungen. Atlassian beispielsweise bietet ideale Softwareprodukte, die durch Kommunikationssysteme wie Slack oder Teams ergänzt werden können.

 

Aber warum ist Onboarding überhaupt wichtig?

 

Ganz einfach! Jeder neue Mitarbeiter sollte sich möglichst zeitnah mit seiner neuen Aufgabenstellung und dem Unternehmen identifizieren und sozial integriert werden. Dafür ist persönlicher Kontakt enorm wichtig. Unabhängig davon, ob es sich um eine Teilzeit- oder Vollzeitkraft, eine Mitarbeit auf Projektbasis oder eine befristete Anstellung handelt. Persönlich bedeutet in diesem Zusammenhang nicht zwangsläufig face-to-face. Denn diese Möglichkeiten haben viele Unternehmen in der aktuellen Situation nicht.

 

Ein Onboarding-Konzept, das auf moderne Kommunikation und digitale Teilhabe baut, kann sicherstellen, dass neue Mitarbeiter einen Gesamtüberblick des Unternehmens erhalten und sich von Beginn an aufgerufen fühlen, Interesse zu zeigen bzw. sich aktiv an der Entwicklung des Unternehmens zu beteiligen. So ist es beispielsweise gut möglich kleine Teams (von bis zu 10 Personen) über Cloud-Varianten u.a. von Jira Software, Jira Core, Confluence und Bitbucket zu bedienen. Aber auch große Unternehmensstrukturen können ihre dezentrale Zusammenarbeit ausbauen. Hier bieten sich häufig Server-Varianten an.

 

Egal wo man beginnt, ob im kleinen Team oder gleich im gesamten Unternehmen, wichtig ist es, den Status Quo zu kennen und genau zu analysieren, welche IT-Infrastruktur vorhanden ist, welche Anbindungen es bereits gibt, an welchen internen Kommunikationsschrauben man arbeiten muss bzw. welche Kommunikationsmittel bereits verwendet und gelebt werden.

 

Erst wenn die Bestandsaufnahme zeigt, dass es bereits eine gute digitale Kommunikationsbasis gibt, kann man diese auch erfolgreich für das Onboarding-Konzept nutzen. Sollte dies nicht der Fall sein, ist es wichtig zunächst einmal mit der Unternehmensführung zu besprechen, welche Form der Kommunikation in Zukunft ausgeweitet werden soll und wie man die bestehenden Mitarbeiter auf dem Weg zur Nutzung moderner Kommunikationswege begleitet. Diese Entscheidung sowie die feste Verankerung einer Onboarding-Strategie muss von ganz oben mitgetragen, gewollt und somit fest im Unternehmen verankert sein.

 

Onboarding verläuft in 3 Phasen

 

Phase 1: Vor Arbeitsantritt

 

Onboarding schließt sich idealerweise an die Bewerbungsphase an und beginnt direkt nach der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Aktuell werden bereits viele Vorstellungsgespräche virtuell geführt. Warum also nicht die weitere Kommunikation digital gestützt laufen lassen? Für die Umsetzung ist meist die Personalverwaltung verantwortlich. Alle administrativen und abteilungsübergreifenden Maßnahmen sollten hier umgesetzt und kontrolliert bzw. bei Bedarf delegiert werden. Hierbei handelt es sich vor allem um Informationen, die in alle Richtungen weitergegeben bzw. eingefordert werden müssen. Unterschriebene Formulare und Sicherheitsanweisungen, Arbeitsplatzbeschreibungen (die an den neuen Mitarbeiter ausgehändigt und mit der Abteilungsleitung abgesprochen sein müssen) Einverständniserklärungen über die Nutzung von Fotos für das Intranet uvm. Aber auch das Versenden eines Begrüßungspaketes, ist ein enorm wichtiger Schritt. Denn so nimmt man dem Mitarbeiter die Nervosität vor dem ersten Arbeitstag bzw. zeigt ihm, dass man sich auf seinen Dienstantritt freut und auf ihn wartet.

 

All das kann ohne persönlichen Kontakt umgesetzt werden. Genutzt werden können Kommunikationsmittel wie E-Mails, Video-Calls etc.

 

Hier eine Auszug einer möglichen Checkliste:

  • Willkommensbrief

  • Kontakte und Telefonlisten

  • Aktuelle Corona-Richtlinien

  • Benötigte Arbeitsmittel bestellen bzw. mit dem Mitarbeiter abklären was bereits im Home Office vorhanden ist

  • Computer/Laptop

    • Einrichtung von PC und Zugangsdaten bei IT anfordern

    • Telefoneinrichtung anfordern

  • Stuhl/Tisch

  • Spezielle Gegenstände

  • Schlüssel zum Büro/Arbeitsbereich

  • Mitarbeiterausweis

  • Visitenkarten

  • Parkticket

 

Phase 2: Erster Arbeitstag und erste Woche

 

In der nun folgenden Phase ist der direkte Vorgesetzte verantwortlich und sollte den Mitarbeiter durch mehrere Mitarbeitergespräche begleiten bzw. regelmäßig Feedback geben. Diese Gespräche können über Video-Calls geführt werden. Die reine E-Mail ist hier nicht zu empfehlen, da es hierbei auch teilweise um einen informellen Austausch geht und persönliche Fragen gestellt werden. Das lässt sich häufig schwer in einem Text formulieren.

 

Eine mögliche Struktur sieht folgendermaßen aus:

 

Job

  • Zeitplan für die erste Woche mit dem Mitarbeiter besprechen und erforderliche/empfohlene Schulungen bestätigen (nicht vergessen: Einweisung in die wichtigsten internen Kommunikationskanäle (z.B. Slack))

  • Erklärung von Aufgaben, Erwartungen und Stellenbeschreibung

  • Besprechung der Regelungen im Arbeitsvertrag: Arbeitszeit, interne Richtlinien sowie die Beantragung von Urlaub oder Überstundenausgleich

  • Kontrolle, ob alle benötigten Arbeitsmittel vorhanden sind (bei Bedarf ergänzen)

  • Mitarbeiter über gemeinsame Freizeitaktivitäten (z.B. Laufen, Fitness etc.) oder Veranstaltungen informieren, eventuell stehen diese auch virtuell zur Verfügung

Team

  • Begrüßungsmail oder Brief senden

  • Mitarbeiter im Unternehmen vorstellen (Intranet oder Email an alle Mitarbeiter)

  • Virtuelles Treffen mit dem internen oder externen „Paten“ arrangieren

 

Man sieht, der Onboarding-Prozess ist vielschichtig und deshalb langfristig anzusetzen. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, können Unternehmen auf Onboarding-Plattformen zurückgreifen oder das vorhandene Intranet nutzen. Jedoch sollte man bedenken, dass das Intranet vieler Unternehmen eher einem Dokumentenverwaltungssystem gleicht und wenig mit persönlicher Teilhabe zu tun hat. Durch Passwörter geschützte Shared Laufwerke ersetzen kein Social Intranet. Denn ein solches bietet Funktionen wie Gruppenchats, virtuelle Welcome-Days oder verschiedene digitale Einführungsveranstaltungen, an denen Schnittstellen zum eigenen Team aufgezeigt werden können und mit denen sich Mitarbeiter untereinander kennenlernen können. Beim Onboarding geht es um die Balance zwischen fachlicher Einweisung und persönlicher Integration im Unternehmen. Letztere gelingt in Corona-Zeiten am besten, wenn man Videokonferenzen nutzt und häufiger als vorher zum Telefonhörer greift.

 

Phase 3: Fast geschafft! Erster Monat / Probezeit/ Einarbeitung

 

Der Onboardingprozess dauert eigentlich bis zum Ende der Probezeit. Aber den schwierigsten Teil hat man mit Phase 1 und 2 bereits hinter sich gebracht. Denn mit diesem Schritten hat man bereits einen guten Eindruck beim neuen Mitarbeiter hinterlassen. Weitere Schritte der Phase 3 kann man als aktive Kontaktpflege zusammenfassen. Man sollte nie vergessen, dass man neue Teammitglieder hat und diese frühzeitig über Meetings informieren, um Ziele, Probleme und Fragen zu besprechen. Mit Kollaborations-Tools lässt sich das sehr gut planen. So kann man Reminder einpflegen, Serien erstellen und Kalender teilen.

Alles das hilft dabei, neue Mitarbeiter nicht zu vergessen und ihnen somit eine faire Chance zu geben, sich auf Unternehmensabläufe einzustellen und sich vorzubereiten.

 

Fazit

 

Nach rund 90 Tagen ist ein klassischer aber auch ein dezentraler Onboarding-Prozess abgeschlossen. Die neuen Mitarbeiter sollten nun mit allen relevanten unternehmensinternen Prozessen vertraut sein, sämtliche direkte Kollegen kennengelernt und die täglichen Aufgaben verinnerlicht haben. Wenn auch teilweise nur virtuell…

 

Für Unternehmen, die sich aktuell durch CORONA in der Situation sehen, digitale Zusammenarbeit auszubauen und interne Prozesse anzupassen, gibt es gute Nachrichten: Dezentrale, digitale Zusammenarbeit ist möglich und wird durch ein gut ausgebautes Angebot an Werkzeugen gestützt. Neugierige erfahren hier mehr...

 

 

 

 

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