Dezentrales Arbeiten: Rückblick und Ausblick auf die neue alte Arbeitswelt

Aktuell arbeiten 41 Prozent der Beschäftigten von zu Hause. Das ist ein Ergebnis der repräsentativen ESET-Studie „Veränderung der Arbeitswelt durch Corona“, die im April 2020 durchgeführt wurde. Hierzu mussten von einem Tag auf den anderen Infrastrukturen geschaffen werden.

Neben dem Digitalisierungsprozess, der eng mit IT-Sicherheitsherausforderungen einher geht, sind Konzepte zur Umsetzung und Ausweitung flexibler Arbeitsmodelle auf die Tagesordnung gerückt. Denn flexibles Arbeiten – durch Digitalisierung ermöglicht – hat einerseits einen ganz anderen Stellenwert bekommen und kann sinnvoll sein.

Aber keine Panik! Wir sprechen hier nicht von einer kompletten Transformation innerhalb kürzester Zeit. Vielmehr zeichnet sich ein Trend ab, dem es zu folgen gilt. Denn, nicht jeder Arbeitnehmer will dauerhaft von zu Hause weiterarbeiten. Und wenn doch, dann nicht jeden Tag, wie diese Grafiken zeigen:

Arbeiten Sie auf Grund der Corona-Krise derzeit im Home-Office?

Möchten Sie nach dem Ende der Corona-Krise wieder dauerhaft im Büro arbeiten?

(Datenquelle: Vogel.de)

Zwar wünschen sich viele Arbeitnehmer eine Lösung zum dezentralen Arbeiten. Aber nur 8% möchten dauerhaft von zu Hause arbeiten.

Der Trend geht also eher in Richtung Flexibilität. Denn für Tätigkeiten, die eine hohe Konzentration erfordern, für Krankheitsfälle, für die Möglichkeit Familie und Beruf zu vereinbaren und für die effiziente Nutzung der Arbeitszeit durch virtuelle Termine liefert das Home Office nicht nur eine gleichbleibende, sondern möglicherweise sogar eine höhere Qualität.

ABER: Viele der befragten Unternehmen haben zwei Dinge betont. Um den Prozess der Flexibilisierung und Digitalisierung gewinnbringend und nachhaltig auszuschöpfen, müssen sich die Führungskultur im Unternehmen verändern UND ein sichere IT-Infrastruktur geschaffen werden.

Sicherheit wurde klein geschrieben

Gerade letzteres ist aktuell noch ein wenig besorgniserregend. Denn Improvisieren stand bisher auf der Tagesordnung. Zwar haben 27% der Mitarbeiter im Home Office eine technische Ausstattung UND Verhaltensrichtlinien. Bei den verbleibenden 71% (1-2% ohne Angabe) fehlt es jedoch an einer, mehreren oder allen Komponenten. Jeder 7. Mitarbeiter, der von zu Hause arbeitet, nutzt seinen privaten Computer ohne auf verschiedene IT-Sicherheitsmaßnahmen hingewiesen worden zu sein.

(Quelle: Vogel.de)

Bereits zu Beginn der Pandemie wurde in unserem Blogbeitrag: „Dezentrales Arbeiten – transparent, effizient, orts- und zeitunabhängig“ beschrieben, dass digitale Zusammenarbeit möglich ist. Sie geht aber Hand in Hand mit einem gut ausgebauten Angebot an digitalen Werkzeugen. Speziell hierfür entwickelte Tools wie Jira bieten Sicherheit und Transparenz in Bezug auf nachhaltiges Taskmanagement und zielorientiertes Arbeiten. Ursprünglich aus der agilen Entwicklung, sind diese Tools gut auf den aktuellen Bedarf vieler Unternehmen angepasst bzw. können angepasst werden. Zudem liegt der ganz große Vorteil in der Möglichkeit der direkten Implementierung. Jira gibt es als Cloud-Lösung aber auch als Server-Variante.

Jira von Atlassian – Eine bunte Welt von Möglichkeiten

Durch die Anwendung dieser neuen Tools kann man komplexe Arbeitsprozesse abbilden. Am Beispiel Jira lässt sich das sehr gut darstellen. Jira Core beispielsweise kann Projekte verwalten, Details überwachen und Leistungen erfassen. So entsteht ein Workflow, der kontrolliert werden kann und die maximale Effektivität bei der gemeinsamen Arbeit ermöglicht. Die Jira Software hingegen kann Versionen von Programmen planen, verfolgen und veröffentlichen. Dieses Programm richtet sich direkt an die Softwareentwickler und Projektmanager und bietet Integrationen in Git-Programme wie GitHub und Bitbucket und Kommunikationsprogramme wie Slack und Confluence. Mit dem Jira Service Desk kann man zudem Kunden Unterstützung in Form eines Ticketssystems bieten. Mit Opsgenie wird sichergestellt, dass bei kritischen Vorgängen die passenden Benachrichtigungen erfolgen und durch die Kopplung mehrerer Dienste dann auch wichtige Emails und Benachrichtigungen an die richtigen Leute zugestellt werden, um im Notfall schnell Probleme beheben zu können.

Natürlich gibt es viele Anbieter mit diesen vielfältigen Angeboten. Hier heißt es für die Unternehmen: Recherchieren, vergleichen und informieren - und sich eventuell auch einmal beraten lassen, welche Lösung die passende ist.

Sicher ist jedoch, dass der Mindeststandard eine VPN-Lösung mit Multi-Faktor-Authentifizierung sein sollte. Sowie eine schriftlich definierte und kommunizierte Richtlinie zur Nutzung der Home Office Möglichkeiten. Selbst hier müssen aktuell noch viele Unternehmen nachrüsten.

Auf die richtige Haltung kommt es an

Neben der IT-Sicherheit ist jedoch der Faktor Mensch enorm wichtig. Seien wir ehrlich: Es gibt Menschen, denen das autonome Arbeiten ohne den direkten Austausch mit den Kollegen schwer fällt. In der Sicherheit des Home Office neigen einige sogar dazu private Angelegenheiten während der Arbeitszeit zu erledigen. Das muss nicht einmal absichtlich passieren und kann verschiedene Ursachen haben. Nicht jeder Mitarbeiter beherrscht die Selbstorganisation. Umso wichtiger ist es, Mitarbeiter beim Arbeiten zu Hause zu unterstützen. Einige von ihnen machen vielleicht regelmäßig Überstunden oder vergessen, Pausen einzulegen. Dies kann im schlimmsten Fall zu einem Burnout führen. Andere Mitarbeiter hingegen haben Probleme, konzentriert bei der Sache zu bleiben.

(Quelle: statista.de)

Eine aktuelle Studie zeigt, dass etwa drei Viertel aller Befragten derzeit engagiert sind und sich produktiv fühlen. Eine Mehrheit von über 60 Prozent fühlt sich zudem sozial verbunden und nicht einsam. Gut jeder Zweite fühlt sich allerdings gestresst und müde, so die Umfrage aus Mai 2020. Jeder Zweite ist besorgter als zuvor und jeder Dritte gibt zu, dass die Motivation in den letzten Wochen nachgelassen hat.

Wie kann man Mitarbeiter trotz räumlicher Distanz motivieren?

Strukturen helfen zu motivieren, weil man weiß, was zu tun ist. Meetings sollten rigide geplant und eingehalten werden. Aufgaben und Ziele sollten besprochen und nach aktueller Priorität geordnet werden. Revues ermöglichen zu bestimmen, was passiert ist und was am nächsten Tag vielleicht besser gemacht werden kann. Auf diese Weise erzeugen Teamleiter einen positiven Druck, der Mitarbeiter motiviert und ihnen das Gefühl gibt bei Projekten unterstützt zu werden. Zudem unterstützt eine gute Struktur und engmaschige Kommunikation das Konfliktmanagement. Denn wer in enger Verbindung mit den Mitarbeitern bleibt, ist früher informiert, wenn mal etwas verrutscht.

Die größte Unsicherheit der Unternehmen ist jedoch der Kontrollverlust. Deshalb die Frage: Kann ein Unternehmen sicher sein, dass die gewährt Freiheit die mit dezentralen Arbeitsstrukturen einhergeht nicht missbraucht wird?

Klare Antwort: Eine 100%-ige Sicherheit gibt es nicht. Aber wie die obige Grafik zeigt, sind die meisten Mitarbeiter maximal daran interessiert ihren Teil zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Und wenn das nicht reicht, gibt es Mittel, Prozesse und Methoden, um das Risiko des Missbrauchs zu minimieren.

Fazit: Flexibles Arbeiten in dezentralen Teams bedeutet, die richtige Balance zwischen Koordination, Kontrolle und Vertrauen zu finden.

Definierte Deadlines beispielsweise bestimmen, wann welches Arbeitspaket fertig sein soll, d.h. wann der Mitarbeiter liefern sollte. Mit diesem Ansatz ändert sich der gesamte Fokus, wenn nicht sogar die gesamte Unternehmenskultur. Denn diese Eigenverantwortung bringt mit sich, dass Verantwortliche nicht mehr managen sondern vielmehr koordinativ leiten. Und mit der Fokussierung auf das Ergebnis statt auf Präsenz wird zudem eine ganz andere Dimension der Effizienz sichtbar. Sollten Mitarbeiter Deadlines überschreiten oder sollte man merken, dass die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter im Home Office nachlässt, ist es wichtig das Gespräch zu suchen, nicht abzustrafen. Das bedeutet, dass man neben der gesunden Kontrolle und Selbstdisziplin der Mitarbeiter vor allem eine gute und starke Führungskraft mit Vorbildfunktion braucht, die es versteht eine „Leadership“-Rolle zu übernehmen. (Auf den Unterschied zwischen Leadership und Management möchten wir hier jedoch nicht eingehen. Diesen Teilaspekt der modernen Arbeitswelt bearbeiten wir in einem weiteren Blogbeitrag.)

Fest steht, dass Teams, die es nicht gewohnt sind aus dem Home Office heraus zusammenzuarbeiten, Möglichkeiten zum Austausch brauchen. Wer zudem mehr Kontrolle über die Aktivitäten seiner Mitarbeiter haben will, sollte sich über die Funktion der digitalen Zeiterfassung und die Grundlagen des Projektmanagements informieren. Viele Tools bieten solche Funktionen an.

Somit sind Unternehmen also angehalten, sich auf verschiedene Szenarien vorzubereiten und ihre langfristigen Pläne an die aktuellen Gegebenheiten anzupassen. Für Arbeitnehmer heißt das gleichzeitig, die Chancen des flexiblen Arbeitens wahrzunehmen und Plattformen des Unternehmens aktiv zu nutzen. Damit können Mitarbeiter jenseits einer Präsenzkultur ihre Projekte sogar dem ganzen Unternehmen vorstellen und sich im Unternehmen einen Standpunkt erarbeiten.